دورة الطلب الداخلي
مشروع تجريبي يربط ثلاثة مسارات على قاعدة بيانات واحدة
هذا مشروع بنيناه في بيئة توضيحية ببيانات مُولَّدة، لنُظهر كيف تعمل القطع معاً وهو ما لا يظهر في مشروع منفرد.
ما بنيناه
منشأة تجزئة من ثلاثة فروع تستقبل من موظفيها طلبات شراء وصيانة وعهدة ومصروفات نثرية. قبل النظام كانت هذه الطلبات تُرسَل في المحادثات، فيضيع بعضها، ولا يعرف أحد عند من وقف الطلب ولا منذ متى.
بنينا الدورة كاملة: الموظف يرفع الطلب من جواله، والنظام يحدّد من يعتمده، والموافق يقرر، والقرار يُوثَّق. ثلاث قطع تعمل على جدول واحد، بدل ثلاثة أنظمة تتبادل ملفات التصدير.
كيف تسير الدورة
- الموظف يرفع الطلب: النوع والمبلغ ومركز التكلفة ووصف الحاجة.
- النظام يقرأ المبلغ ويحدّد المعتمِد.
- يصل المعتمِد بريد فيه رقم الطلب وتفاصيله ومسار اعتماده.
- تذكير بعد ٢٤ ساعة، وثانٍ بعد ٤٨ يصل مقدّم الطلب أيضاً.
- وإن مضت ٧٢ ساعة بلا قرار يُصعَّد الطلب إلى من فوقه، ويُسجَّل سبب التصعيد.
- القرار يُتخذ من التطبيق، والرفض لا يمرّ بلا سبب مكتوب.
- كل خطوة تُكتب في سجل التدقيق: مَن قرر، ومتى، ولماذا.
الصلاحية بالرقم
ثلاث شرائح مكتوبة في دليل المنشأة، ويطبّقها النظام حرفياً على كل طلب: حتى ألف ريال مشرف الفرع، وحتى خمسة آلاف مدير العمليات، وفوقها موافقتان.
التطبيق
خمس شاشات للجوال. تفتح اللوحة على الأرقام مباشرةً لا على قائمة تحتاج بحثاً، وشاشة الموافق تعرض المعلّق وحده مع مسار اعتماد كل طلب.
ما يجري بلا أن يلمسه أحد
التوجيه والمراسلة والتذكير والتصعيد والتوثيق، ثم تقرير أسبوعي بما جرى.
مساعد يجيب من دليل المنشأة
يجيب عن سياسة الطلبات من دليل المنشأة نفسه: من يعتمد أي مبلغ، وكم تستغرق الدورة، وماذا يحدث عند التأخير.
وحدوده معلنة داخله. حين تسأله عن طلب زميلك يرفض، ولا يؤكد حتى وجود الطلب. والرفض هنا مقصود: مساعد يجيب عن كل شيء سيخترع الإجابة حين لا يعرفها.
ما الذي يتغيّر
لكل طلب رقم ومسار وسجل، فلا طلب بلا أثر. والشرائح الثلاث يطبّقها النظام لا الأشخاص، فيسقط سؤال «لمن أرسله؟» ويسقط معه أسبوع من التمرير بين الأشخاص. ولا يبقى طلب بلا قرار أكثر من ٧٢ ساعة. وكل رفض بسبب مكتوب، وهو ما يمنع رفع الطلب نفسه بعد أسبوع. ومتوسط زمن الاعتماد صار رقماً على الشاشة بدل تقدير في الذهن.
ماذا يعني هذا لك
نطاق كل مشروع يُكتب مع صاحبه. نبدأ بمكالمة استكشافية نفهم فيها عمليتك قبل أي التزام. تواصل معنا على واتساب: +966550921422 أو راسلنا بالبريد